宏达公司要举办一个新产品的推广发布会，邀请了各界人士参加。很多客户对这个新产品很感兴趣，所以来参加会议的人很多，公司特地租了一个大礼堂作为会场。总经理助理林丽对会议工作进行了最后检查，因为会务组负责签到的李芳秘书是第一次参加这样的会务工作，她特别叮嘱李芳秘书第二天8点以前一定要到会场，做好与会客人的签到和发放证件、资料的工作。

李芳是新来公司不久的前台秘书。她觉得总经理助理将会议签到这样的小事交给她这个大学生来做，简直是大材小用了。晚上下班以后，她去参加了大学同学的生日聚会，很晚才回家。她第二天早上醒来，发现已经八点钟了，赶紧简单收拾一下，急乘出租车赶到公司，到公司以后发现已经有一群客人在签到台前等着签到了。林助理正在一边招呼客人，一边着急等着她。

李芳赶紧把签到表、会议资料和午餐券拿到桌面上摆好。看到等候的客人这么多，觉得自己边给客人签到，边发资料和午餐券太慢了，就让客人自己在签到表上签到，签完到后到她这儿领资料和午餐券。这个办法的确很快，不一会儿，客人们都签完到，领了资料和午餐券进入会场了。

等到会议正式开始后，李芳开始进行清点核对，这才发现签到人数与她发的资料和餐券数不符合，签到表上有26个人没有签到，而她手里的资料和餐券却都发光了。她马上慌了，不知道是这些人领了资料没有签到还是根本没来，由别人代领的资料，想去核对一下，可是又不认识他们，怎么向总经理汇报呢？李芳秘书急得团团转。

综合题 (35 分)
(1)请你思考，该发布会签到工作出错的原因有哪些？如果你是李芳，应该如何将签到工作做到有条不紊。